En tant que maman, la gestion de l’emploi du temps familial peut être un vrai casse-tête. On a mille et une choses auxquelles penser : des rendez-vous à ne surtout pas oublier, des formalités administratives dont on doit s’occuper, les activités des enfants à gérer, les repas à préparer, les tâches ménagères à faire, … sans oublier toutes les idées qui nous passent par la tête, mais qui finissent par nous échapper. 🤯 Bref on peut très facilement se sentir débordée, avec la peur constante d’oublier quelque chose d’important.
Alors s’organiser pour mieux gérer le planning de toute la famille est indispensable. Et il y a une multitude de possibilités. Simplifier, partager, déléguer, utiliser des outils de gestion du temps, …
Parmi tout ça, aujourd’hui je souhaite te parler plus spécifiquement de l’agenda. Quel modèle choisir et comment l’utiliser ? Parce-que parmi les outils d’organisation et de planification, c’est celui qui, à mon sens, est le plus important pour une gestion du quotidien et de la vie familiale fluide et sereine.
Outil simple et efficace, il est un précieux allié pour une organisation familiale au top. Il te permettra de planifier et de centraliser toutes les activités de la famille. Que ce soit les rendez-vous personnels, familiaux ou encore professionnels. Et que ces rendez-vous soient ponctuels comme un rendez-vous médical ou un repas entre amis ou qu’ils soient récurrents comme les activités extrascolaires ou les tâches du quotidien. Cela permettra à toute la famille de ne plus rien oublier d’important.
L'agenda adapté à ton organisation familiale
- Agenda papier, pour le plaisir d’écrire
- Agenda numérique, pour partager la gestion du quotidien
- Comment utiliser l’agenda pour l’organisation et la gestion de l’emploi du temps familial
L'agenda papier : le plaisir d'écrire
Si tu es une inconditionnelle de la papeterie, l’agenda papier te permettra d’avoir un beau carnet, sur lequel prendre plaisir à écrire et que tu apprécieras feuilleter. Et il y l’embarras du choix : agenda familial, agenda classique, bullet journal, organiseur, … Mais je te conseille de choisir une version assez simple.
Alors pour choisir le bon, voici quelques conseils.
1. La semaine en un coup d’oeil
Je te conseille d’opter plutôt pour une version avec la vue d’une semaine sur une double page.
Cela te permettra de voir en un coup d’œil l’ensemble de ta semaine. Ce qui t’évitera d’avoir à jongler entre les différentes pages journalières pour planifier et organiser les semaines.
2. Prendre en compte ta manière de fonctionner
Tu as tendance à prendre le rythme de tes enfants pour définir tes objectifs et mener tes projets, alors un agenda sur une année scolaire sera le plus adapté.
Ou au contraire, tu adores prendre de nouvelles résolutions et commencer de nouveaux projets le 1er janvier, dans ce cas opte pour un agenda sur une année civile.
Est-ce que tu es du genre à ne rien prévoir ou quasiment rien le dimanche et à rester tranquille chez toi ? Un agenda avec une visibilité sur 6 jours du lundi au samedi conviendra.
Ou as-tu toujours une multitude d’activités prévues le dimanche ? Dans ce cas, il te sera vraiment utile d’avoir un agenda proposant une vue avec tous les jours de la semaine pour pouvoir gérer facilement vos activités du week-end.
Enfin, réfléchis à la plage horaire sur laquelle tu auras besoin de noter des informations ? Certains agenda ne vont que de 8h à 19h, ce qui peut être une contrainte pour la gestion du temps personnel et familial.
3. Fixe ou Transportable
Est-ce un agenda uniquement pour toi, que tu transporteras partout avec toi ? Dans ce cas, un format petit et compact que tu puisses mettre facilement dans ton sac sera une bonne solution.
Est-ce un agenda qui restera chez toi pour que tous les membres de la famille puissent y avoir accès ? Un plus grand format sera alors plus adapté pour tout voir en un coup d’œil.
📌 Pendant quelques années, j’ai adoré utiliser les Agenda My 365. Cette entreprise française propose des agendas et organiseurs conçus de manière écologique, en papier 100 % recyclé et fabriqués en France. Il existe différentes tailles et formats. Alors si tu veux un agenda papier, je suis certaine que tu pourras trouver ton bonheur ! 😍
L’agenda papier a de nombreux avantages : il est facile à utiliser et ne dépend d’aucune technologie (téléphone ou ordinateur n’ayant plus de batteries, accès internet indisponible, pas de compte avec mot de passe à retenir).
Il est plus solide, avec moins de risque de se casser en cas de chute par exemple 🙄 Oui je suis assez maladroite par moment, alors je sais de quoi je parle … 😂 C’est aussi un objet réel, palpable que l’on peut feuilleter, et qui est complètement personnalisable. Ce qui laisse donc toute la place à la créativité. 😍
Mais il a des limites que tu dois avoir en tête afin que tu ne sois pas déçue.
A savoir principalement pas de rappels permettant d’oublier certains rdv. Ce qui d’ailleurs peut aussi être vu comme un avantage car cela limite les sollicitations.
Pas de récurrence automatique, sauf à la mimine 😉.
Et pas de synchronisation. Ce qui, à mon sens, est le plus gros inconvénient. Car l’absence de synchronisation rend difficile la gestion partagée des prises de rendez-vous concernant la vie de famille. Et du coup, c’est sur toi que repose toute la responsabilité de gérer le planning familial.
Sauf que je pense qu’il est indispensable que tu ne sois pas la seule à t’en occuper. Pour que tu ne sois pas la seule à gérer ce casse-tête et à faire en sorte que les emplois du temps des uns et des autres ne se télescopent pas. Que tu ne sois pas celle qui assume toute la charge mentale de l’organisation familiale. Parce-que sinon c’est vraiment le meilleur moyen de saturer complètement, voire de finir en burn out.
Donc si tu as vraiment envie de choisir un agenda papier, je te conseille de choisir un grand format, qui sera plus facile à gérer en mode “agenda partagé”. 😉
L’agenda numérique : gestion partagée de l’emploi du temps familial
L’agenda numérique est donc, à mon avis, la solution la plus simple pour partager facilement la charge mentale de l’organisation quotidienne. Et pour ça, il existe une multitude d’agendas électroniques, dont un grand nombre en version gratuite : Outlook, iCal, CloudCal, Google Agenda (c’est celui dont on se sert 💕), …
Voici donc tous les avantages à utiliser un calendrier électronique partagé :
- Il permet d’avoir une vue complète des rendez-vous de toute la famille de manière très visuelle.
Sur Google Agenda, il est possible de créer plusieurs agendas. J’en ai donc créé un pour mon activité pro, un pour mes rdv perso, un pour la famille et je vois celui de mon conjoint. Du coup, il est très facile de filtrer sur un agenda en particulier ou de visualiser l’ensemble. En sachant que l’utilisation de plusieurs couleurs permet également de voir facilement qui est concerné.
- Ses outils d’édition avec la possibilité d’ajouter, supprimer, copier ou mettre en place des récurrences très facilement rend l’outil extrêmement pratique et évite de perdre du temps.
Tu peux donc apporter des modifications à volonté. Et comme il n’y a pas de limite dans le temps, tu peux mettre à jour tes différentes activités à court terme, mais aussi à très long terme. Bien plus que sur l’année en cours.
Et il faut dire que la récurrence est extra pour les activités extrascolaires ou pour ne plus jamais oublier un anniversaire, sans avoir à faire de report d’une année sur l’autre 😉
- L’accessibilité à tout instant, en tout lieu (aussi bien sur smartphone que sur ordinateur) et pour tout le monde. Ce qui simplifie la prise de rdv et le suivi quelque soit le moment ou l’endroit où l’on a besoin de consulter l’agenda.
- La possibilité d’avoir des notifications pour être certain.e de ne plus oublier aucune réunion importante.
- Et bien sûr, la gestion qui peut être partagée. Ce qui est, comme tu l’as compris, un des points les plus importants pour que la charge mentale ne repose pas sur une seule personne et puisse vraiment simplifier et transformer ton quotidien.
Organisation et gestion de l’emploi du temps familial
Comme tu peux le voir, tu as le choix pour trouver l’agenda familial qui sera adapté à ta situation.
Mais pour l’utiliser au mieux, voici quelques conseils.
1. Avoir un seul agenda
Cela te permettra de tout centraliser : famille, perso ET pro dans la mesure du possible. Tu auras moins de chance de t’éparpiller sur différents supports, ce qui simplifiera la planification et limitera les oublis et les télescopages de rendez-vous.
Si tu utilises un agenda numérique, tu peux avoir des agenda secondaires et agendas partagés. Le principal étant de pouvoir tout afficher en même temps.
2. Définir la semaine idéale
Prends le temps, avec toute la famille, de définir précisément la semaine de base, celle sans rendez-vous, imprévus et autres.
Prends en compte les emplois du temps de chacun des membres de la famille, avec les activités, mais aussi les créneaux des routines et autres blocs de temps récurrents et inévitables du quotidien : rangement, devoirs, douche, repas, … mais aussi les temps libres ainsi que les heures de couchers et de levers. Sans oublier les moments pour toi et ceux en famille 😉
Une fois que c’est fait, tu peux reporter ce planning dans ton agenda et l’afficher sur un planning qui sera visible par tous.
Si ton agenda est numérique, tu peux utiliser les récurrences très facilement et tu pourras faire les ajustements nécessaires selon les rdv et autres activités qui s’ajouteront au fil du temps.
Si c’est sur papier, en général, tu as un modèle de planning vierge au début de l’agenda pour y inscrire l’emploi du temps de base.
Pour visualiser en un coup d’œil qui fait quoi et quand, tu peux également utiliser une couleur par personne par exemple.
Mais je te rassure, le but n’est pas d’avoir un planning qui soit figé et oppressant. Au contraire ! L’idée est de pouvoir mettre en place une organisation familiale réaliste et réalisable. C’est ce qui permettra de laisser plus de place aux surprises et aléas du quotidien, ainsi qu’aux envies de dernière minute.
3. Ne pas utiliser pour gérer tes listes de tâches
N’utilise pas l’agenda comme un outil de gestion de listes de tâches. Celui-ci est vraiment un outil à part entière.
Mais combiné à d’autres outils comme un outil de prise de notes et un tableau d’organisation familial, tu seras certaine de pouvoir faire face facilement et sereinement aux changements et imprévus, sans avoir peur d’oublier quoique ce soit. Tu auras alors l’esprit tranquille pour une gestion du temps personnelle et familiale au top.
4. Planifier les semaines et les journées
Et surtout prends le temps de planifier tes semaines et tes journées. Sinon ton agenda ne sera qu’un simple carnet de prise de rendez-vous. Alors que c’est un réel outil de gestion du temps.
Donc avant le début de chaque semaine, prends un moment seule, mais aussi en famille, pour organiser la semaine à venir. Et si tu as envie d’être guidée dans la planification de tes semaines, je te propose dans la boîte à outils le Workbook “Je prépare ma semaine”. Un cahier de travail pour préparer et anticiper la semaine pour ne plus laisser les aléas du quotidien prendre le dessus sur tes envies et projets.
5. Impliquer toute la famille
Et bien sûr, c’est le moment idéal pour impliquer tout le monde et permettre à chacun de prendre en charge des responsabilités qui lui conviennent et qui soient adaptées à son âge bien évidemment. 😉
Te voilà prête à choisir L’Agenda qui te correspond et t’aidera à gérer l’emploi du temps de toute la famille efficacement et sereinement. Mais n’oublie pas : La simplicité est ton meilleur allié. Donc, ne cherche pas un outil ultra complet, va au plus simple et teste.
👉 Alors, tu es plutôt agenda papier ou agenda numérique ?
Partage-nous en commentaire le modèle que tu utilises. Ce sera l’occasion de faire de belles découvertes 😍
